Portola Systems is a managed service provider serving SMB and public-sector clients across the San Francisco Bay Area. We are seeking a detail-oriented, collaborative Finance & Administrative Specialist to support our finance and administrative operations. Reporting to the Finance Manager, this role is responsible for day-to-day bookkeeping, contract administration, payroll, benefits coordination, and related administrative functions. This is a high-precision, task-focused role best suited for a well-organized professional who thrives in a collaborative support environment.

This is a hybrid remote and on-site position based in Sonoma County. On-site presence is preferred; however, 100% remote arrangements will be considered for qualified candidates. Only currently considering candidates in California and Oregon. 

$70,000 - $80,000 yearly

Accounts Receivable & Billing

• Generate daily hardware/software invoices in QuickBooks Online (QBO) and the Professional Services Automation & Billing System (PSA).
• Prepare and release monthly recurring service and project billing.
• Track customer deposits and ensure timely, accurate revenue recognition.
• Reconcile PSA and QBO to confirm billing accuracy and timing.

Contract Administration

• Monitor contract expirations, discounts, and renewals.
• Coordinate with Sales and Service teams for client onboarding and compliance documents such as Certificates of Insurance (COIs).

Accounts Payable

• Provide backup support to AP Clerk by preparing weekly AP runs and resolving vendor inquiries, tracking credit-line usage, and ensuring proper approvals.

Payroll & HR Support

• Verify timesheets and process bi-weekly payroll, including certified payroll.
• Coordinate health, dental, HSA, 401(k), and other benefit enrollments and changes.
• Assist with onboarding/offboarding, personnel records, and responding to HR-related questions.

Month-End & Compliance

• Assist with monthly close and state/local tax filings.
• Support preparation of 1099s and year-end audit documentation.

Administrative Operations

• Manage calendars and trackers for contract renewals, licenses, and benefits.
• Respond to internal HR requests promptly.
• Support document control, reporting, and improvement initiatives directed by the Finance Manager and Accounting Manager.

Education/Training

• Completion of a Bookkeeper Certificate Program (e.g., SRJC Bookkeeper Certificate Program) or an Associate’s degree in Accounting, Finance, or a related field.

Experience

• 5+  years in accounting support roles desired.
• 1+ years in a professional services environment is a plus.
• Management experience a plus.
• Management of insurance and bonding policies.
• Hands-on use of QuickBooks Online (QBO) and a Professional Services Automation & Billin